Želiš biti produktivnija? Ovih 7 koraka će ti u tome pomoći

• Sigurno ti se katkad događa da ti dan proleti, a da nisi napravila većinu stvari koje si isplanirala. To ne znači da si lijena i da ti se ne da pokrenuti, već vrlo vjerojatno nisi pronašla šablonu koja će ti pomoći da budeš organiziranija, a samim time i produktivnija
• Jednom kad naučiš kako upravljati vremenom, primijetit ćeš da svoje dnevne obaveze izvršavaš brže i učinkovitija, a to je zasigurno vještina koja bi svima dobro koristila 
• I zato ti u nastavku članka donosimo različite tehnike koje možeš koristiti za razvoj vještina upravljanja vremenom, takozvanog ''time menagementa''

Vještine upravljanja vremenom široki su skup vještina koje pomažu upravljati vremenom koje provodimo tijekom radnog dana i osigurati da se ono troši što je moguće učinkovitije. Nekoliko važnih vještina upravljanja vremenom uključuju sljedeće:

Određivanje prioriteta
Ne bi li bila produktivna, nužno je da posložiš svoje prioritete, od najvažnijih ka najmanje važnih zadataka. Učinkovito određivanje prioritetnih zadataka pomoći će ti da bolje razumiješ koliko će ti vremena trebati da odradiš svaki posao koji si imala u planu. Vještina određivanja prioritetnih odgovornosti i zadataka također će ti omogućiti da ih učinkovitije obavljaš.

Planiranje i postavljanje ciljeva
Jako je važno analizirati zadatak ili skup zadataka i napraviti raspored kako i kada ih planiraš riješiti. Učinkovito upravljanje vremenom zahtijeva jake vještine planiranja svojih odgovornosti pri izradi rasporeda zadataka. U planiranju zadataka može ti poslužiti obična bilježnica ili tjedni planer u koji ćeš zapisivati svoje obaveze i strategije. Na taj način ćeš imati lakši uvid u svoje obaveze te ćeš biti sigurna da ti ništa neće promaknuti. Svaki put kad uz neku obavezu staviš kvačicu, automatski ćeš osjetiti olakšanje i zadovoljstvo. Postavljanje definiranih ciljeva u danu, kao što je postizanje određenog zadatka ili segmenta posla, bitan je dio upravljanja vremenom. Postavljanje niza realnih ciljeva i niza optimalnih ciljeva omogućit će ti da osjetiš svako postignuće tijekom dana kao izvor motivacije i ohrabrenja.

Shutterstock

Kontrola stresa
Sposobnost prepoznavanja osobnih razina stresa i u skladu s time sposobnost prilagođavanja poslu može ti pomoći da razinu stresa držiš pod kontrolom. Nagrađivanje sebe, delegiranje zadataka i uzimanje pauza po potrebi omogućit će ti da ostaneš usredotočena i motivirana dok izvršavaš svaki od dnevnih zadataka u svom rasporedu. Razumijevanje razine stresa također će ti pomoći da učinkovito koristiš pauze tijekom dana te da znaš kada odbiti/eliminirati zadatke kojima si preplavljena.

Komunikacija
Ova vještina predstavlja tvoju sposobnost da svoje ciljeve, planove i potrebe izraziš u usmenom i pisanom obliku. Dobro razvijene komunikacijske vještine omogućuju ti da razviješ učinkoviti raspored i plan. Također pomaže u učinkovitijem izvršavanju zadataka kroz delegiranje i timski rad.

Sada kada znaš koje vještine su ti potrebne za učinkovitije upravljanje vremenom, donosimo ti 7 koraka time managementa koje bi trebao usvojiti svatko tko želi biti produktivan i efikasan, bez obzira radi li se o privatnim ili poslovnim obavezama.

1. Započni sa zadacima na vrijeme

Započneš li odrađivati zadatke prije od planiranog, to će ti pomoći da lakše savladaš početnu fazu pripreme - ranije ćeš započeti razvijati svoju strategiju, što također može pomoći u izbjegavanju odgađanja i nakupljanju stresa.

2. Odredi svoj limit

Mnogi će prihvatiti onoliko odgovornosti koliko drugi od njih traže, kako bi ostavili pozitivan dojam i pokazali svoju predanost prema svome poslu. Međutim, preuzimanje previše odgovornosti u konačnici može učiniti sve tvoje zadatke vrlo izazovnima. Postavljanje ograničenja za broj aktivnih poslova koje si spremna prihvatiti od drugih može ti pomoći da izbjegneš razne neugodnosti i sebi osiguraš mir.

Shutterstock

3. Odredi prioritete

Nije svaki zadatak podjednako važan. Jako je važno naučiti rasporediti zadatke po važnosti - prvo se uhvatiti u koštac s onima koji su najhitniji i najvažniji, a one koji mogu čekati prebaciti za drugi dan. To će ti pomoći i sastaviti bolji raspored, znat ćeš lakše odrediti vrijeme koje ti je potrebno za pojedini zadatak, a samim time i koliko ti je vremena ostalo za odmor i uživanje. Ne zaboravi napraviti nekoliko manjih predaha u danu, kako bi povratila energiju i koncentraciju za daljnji rad.

4. Rasporedi zadatke i definiraj rokove

Uzmi si vremena za sastavljanje detaljnog rasporeda za svaki od svojih aktivnih zadataka i definiraj čvrste rokove za njih. To ti može pomoći da vizualiziraš koji zadaci zahtijevaju više truda i može ti pomoći da bolje razumiješ tempo kojim si sposobna dovršiti zadatak. Redovito ažuriraj svoj raspored, jer sveobuhvatan raspored može poslužiti kao temelj za lakše planiranje posla i određivanje prioriteta. Također je važno ne radiš više zadataka odjednom. Multitasking se može činiti kao učinkovita strategija za brže izvršavanje više zadataka, no postoji manja mogućnost da će svaki zadatak biti izvršen jednako kvalitetno.

5. Organiziraj radni prostor

Organizirani radni prostor može ti pomoći uštedjeti vrijeme - nećeš morati gubiti vrijeme na traženje materijala koji su ti potrebni da bi dovršila zadatak. Osim toga, razvoj organizacijskih vještina pomoći će ti ojačati sposobnost planiranja. Osim toga, to što nećeš morati brinuti o tome gdje si zagubila neki važan papir ili folder, pomoći će ti ublažiti svakodnevni stres.

Shutterstock

6. Nauči svoje obrasce produktivnosti

Svatko ima različite obrasce postizanja produktivnosti. Neki ljudi su produktivniji rano ujutro, dok drugi puno brže i lakše funkcioniraju nakon ručka i dvije kave. Određivanje doba dana koje je za tebe najproduktivnije može ti pomoći da učinkovitije koristiš vrijeme. Planiranjem bržih ili lakših zadataka za manje produktivni dio dana osigurat ćeš sebi kontinuiranu produktivnost i maksimalnu koncentriranost na prioritetne zadatke. 

7. Nagradi se za dobro obavljen posao

Ukoliko primijetiš napredak u svojoj produktivnosti razvijajući svoje vještine upravljanja vremenom, koristeći neke od ovih tehnika, slobodno se nagradi - zaslužila si! Adekvatna nagrada može smanjiti stres i motivirati te da nastaviš razvijati svoje vještine upravljanja vremenom.